PERATURAN ADMINISTRASI CBP 2014

PERATURAN ADMINISTRASI CBP 2014

Hasil Rakernas di LPMP Jakarta, 24-17 Pebruari 2014

PERATURAN ADMINISTRASI CORPS BRIGADE PEMBANGUNAN

BAB I

ADMINISTRASI

Pasal 1

ADMINISTRASI

Karena status Lembaga Corps Brigade Pembangunan (L-CBP) adalah semi otonom / sub-otonom dari IPNU, maka pengaturan administrasi CBP diserahkan kepada masing – masing tingkat koordinasi itu sendiri.

Untuk keseragaman administrasi, maka pelaksanaan kegiatan menggunakan stempel dan surat terpisah dengan IPNU, dengan penjelasan sebagai berikut :

1.     Surat keluar baik bersifat eksternal maupun internal Corps Brigade Pembangunan (CBP) harus diketahui oleh ketua IPNU berdasarkan tingkatannya.

2.     Bentuk Kop Surat dan Stempel terlampir.

3.     Untuk penomoran surat CBP mengikuti bentuk dan penomoran sebagaimana di IPNU, hanya singkatan IPNU diganti dengan kata CBP.

4.     Untuk kelengkapan administrasi CBP, maka disetiap jenjang kepengurusan CBP harus dilengkapi :

a.    Kop Surat

b.    Stempel

c.    Sekretariat

d.    Kelengkapan Administrasi lainnya

BAB II

PERALATAN SURAT

Pasal 2

KOP SURAT CBP

1.    Jenis kertas HVS ukuran folio berwarna putih

2.     Pada posisi 3 cm dari atas tertulis identitas organisasi dengan perincian sebagai berikut :

1.    Lambang CBP di kiri atas

2.    Lambang IPNU di kanan atas

3.    Tingkatan Jajaran di tengah atas

4.    Tulisan Corps Brigade Pembangunan

5.    Tulisan singkatan IPNU

6.    Nama wilayah atau cabang dan alamat sekretariat

Pasal 3

NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL SURAT

1. sesuai dengan IPNU

(1)    Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) komponen yang masing-masing dipisah dengan garis miring seperti berikut: a/b/c/d/e/f/g. (2)    Komponen-komponen sebagaimana pasal ayat (1) adalah sebagai berikut: a   :   Nomor urut surat keluar pada buku agenda; b   :   Kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan: -     DKN Untuk Dewan Koordinasi Nasional -     DKW Untuk Dewan Koordinasi Wilayah -     DKC Untuk Dewan Koordinasi Cabang -     DKAC Untuk Dewan Koordinasi Anak Cabang

c   :   Kode indeks surat dengan ketentuan sebagai berikut: c.1. Kode index umum, yaitu: A       :    Surat untuk lingkungan internal CBP B       :    Surat untuk lingkungan eksternal CBP             C      :    Surat untuk NU, banom lain, lembaga atau lajnah di lingkungan NU.

c.2. Kode indeks keputusan, yaitu: SK    :    Surat Keputusan SP    :    Surat Pengesahan Sp    :    Surat Pengangkatan/ Pemberhentian SM         :         Surat Mandat ST          :         Surat Tugas SPt.       :         Surat Pengantar SKt.       :         Surat Keterangan d.  Periodisasi kepengurusan berjalan yang ditulis dengan angka romawi; e.  Dua angka terakhir tahun kelahiran CBP: 64 (1964) f.   Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi; g.  Dua angka terakhir tahun pembuatan surat.

(3)    Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat itu disertakan surat-surat lain. a.  Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka; b.  Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan jumlah halaman; c.  Bila jumlah halaman disebutkan, maka ditambah dengan angka di dalam kurung. Misalnya Lamp.: 1 (6), berarti jumlah lampiran 1 berkas sebanyak 6 halaman

(4)    Perihal surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti. Perihal surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.

(5)    Penomoran pada Peraturan, Siaran dan Intruksi tidak menggunakan kode tingkat kepengurusan.

(6)    Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing tingkat kepengurusan.

Pasal 4

ALAMAT SURAT

1. Sesuai dengan IPNU,

1.alamat surat adalah sasaran surat ditujukan.

2.Alamat surat ditulis dengan lengkap dan jelas.

3.Alamat  surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.

4.Alamat  tujuan diawali dengan kata "Kepada Yang Terhormat" atau disingkat "Yth.".

5.Alamat  surat ditulis dua spasi di bawah perihal surat.

Pasal 5

ISI SURAT

1.     Isi surat adalah urutan dari pada  isi/ pokok hal surat:

2.     Isi surat agar dijaga tetap hormat dan sopan serta tidak berlebihan;

3.     Isi surat menggunakan bahasa Indonesia yang jelas dan mudah dimengerti serta tidak meragukan dari isi dan bobot surat;

4.     Bila memakai singkatan kata-kata, hendaknya yang lazim dipakai umum.

Pasal 6

PEMBUKA DAN PENUTUP SURAT

1.     Kalimat pembuka surat-surat CBP adalah Assalamu’alaikum Wr. Wb, dan dibawahnya Bismillahirrahmanirrahim dengan diberi garis bawah diantara kedua kalimat tersebut; dibawah kalimat tersebut Salam Permata Nusa !

2.     Kalimat penutup untuk surat-surat CBP adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dan dibawahnya Wassalamu’alaikum Wr. Wb., dengan beri garis bawah diantara kedua kalimat tadi;

3.     Kata pembuka dan kata penutup untuk dipaia setiap surat CBP, kecuali pada surat keputusan tanpa menggunakan salam;

4.     Kata pembuka dan penutup terletak di garis tapi sebelah kiri.

Pasal 7

TANGGAL SURAT

1.     Setiap penutup surat, dibagian bawah sebelah kanan di tulis tanggal pembuatan surat;

2.     Tanggal surat harus disesuaikan dengan tempat/kedudukan organisasi;

3.     Selain tanggal pembuatan surat-surat CBP memuat bulan dan tahun masehi dan hijriyah

Contoh:                                                     ditetapkan di    : Surabaya

                                                                        Tanggal                       : 8       Juni       2004

                                                                                                              16 rabiul awal 1434

Pasal 8

PENGIRIM DAN TANDATANGAN

1.     Setiap surat harus menyebut dengan jelas organisasi yang mengirim dan penanggung jawabnya;

2.     Setiap surat harus diketahui ketua IPNU sesuai dengan tingkatan koordinasi CBP

3.     Penyebut pengirim tidak boleh disingkat dengan formasi centering;

4.     Penanggung jawab adalah Komandan dan Kepala Divisi Administrasi;

5.     Komandan berada disebelah kiri dan Kepala Divisi Administrasi berada di sebelah kanan, ditulis dengan huruf besar dan garis bawa serta memakai sistem blok style

contoh:

Koordinasi Nasional

Corps Brigade Pembangunan

                               Komandan                                                                        Ka Divisi Administrasi

      M. SYAHRIAL                                                      AHMAD ALFIN

     NIA. ………..                                                                      NIA. ………….

Mengetahui         

Pimpinan Pusat

Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama

AHMAD SYAUQI

KETUA UMUM

6.     Mempergunakan stempel organisasi yang telah disahkan;

7.     Dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah Kanan Komandan dan berlaku bagi semua jenis surat CBP.

Pasal 9

TEMBUSAN

1.     Tembusan adalah badan/organisasi yang dianggap perlu untuk mengetahui isi surat tersebut;

2.     Tembusan diketik satu margin dengan nomor, lampiran dan hal surat, serta sejajar dengan nama terang penanda tangan/ penanggung jawab, ditulis dengan huruf besar tanpa garis bawah dan diakhiri dengan titik dua;

3.     Urusan tembusan dimulai dengan yang lebih tinggi dan ditambah keta Yth:

4.     Setiap surat CBP yang mempunyai hubungan internal dan struktur oragnisai harus memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan /atau bawahnya meupun instansi/lembaga yang terkait.

Pasal 10

PENGARSIPAN

1.     Setiap surat harus ada arsipnya, yaitu surat yang diketik bersama aslinya untuk dijadikan simpanan;

2.     Jika pada ayat 1 pasal 29  tidak dapat terpenuhi maka dapat di foto kopi sebagai arsip;

3.     Penulisan arsip pada tembusan.

Pasal 11

FORMASI SURAT

1.     Cara penyusunan dan penulisan/ pengetikan surat susunan secara jelas.

2.     Jika isi surat yang sangat singkat, pergunakan spasi yang lebih lebar;

3.     Formasi surat mengikuti aturan semi blok style.

Pasal 12

SAMPUL SURAT

1.     Warna kertas putih dan berat kertas antara 60 – 80 gram;

2.     Ukuran sampul surat disesuaikan dengan keperluan;

3.     Kop surat pada sampul surat, disamakan dengan ketentuan sebagaimana pasal 2

4.     Penulisan alamat dan / atau organisasi/lembaga/badan/orang yang hendak dituju, ditulis sebelah kanan bawah dengan lengkap dan jelas.

BAB III

Sifat-Sifat Surat

Pasal 13

PERATURAN

1.     Peraturan adalah sumber dari segala sumber hukum konstitusi CBP secara legal dan baku terhadap keberadaan lembaga.

2.     Peraturan merupakan surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat, dan tujuan tertentu, sertai mengikat sebagai aturan hukum wajib ditaati oleh anggota CBP

3.     Pembakuan peraturan CBP, ditetapkan melalui Rakornas sebagai legitimasi sumber hukum konstitusi CBP.

4.     Peraturan CBP terdiri dari 4 macam yaitu :

a.     Peraturan Lembaga dan Administrasi CBP

b.     Peraturan Dewan koordinasi Nasional

c.     Peraturan Dewan Komado Wilayah

d.     Peraturan Dewan Koordinasi Cabang

5.     Peraturan Lembaga dan Administrasi

a.     Peraturan Lembaga dan Administrasi di singkat PLA

b.     PLA adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada Rapat Koordinasi Nasional ( Rapat Koordinasi Nasional ) memuat hal hal/ ketentuan lembaga yang bersifat tata laksana lembaga.

c.     Kedudukan hukumnya sebagai dasar hukum organisasi, sebagai peraturan tertinggi setelah PD-PRT IPNU dan berlaku wajib ditaati oleh semua anggota CBP secara nasional.

8.     Peraturan Dewan Koordinasi Nasional

a.     Peraturan Dewan Koordinasi Nasional di singkat PDKN

b.     PDKN adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada kebijakan pleno Dewan Koordinasi Nasional, memuat ketentuan ketentuan lembaga yang belum diatur oleh PD-PRT IPNU dan POA IPNU maupun PLA CBP.

c.     Kedudukannya setingkat dibawah PD-PRT dan PLA yang diberlakukan wajib ditaati bagi semua anggota CBP secara nasional

9.     Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah

a.     Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah di singkat PDKW

b.     PDKW adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada konferansi wilayah dan atau rapat Koordinasi wilayah CBP, memuat ketentuan ketentuan prinsip organisasi yang bersifat regionaldan belum diatur pada PD-PRT, POA, dan PDKN

c.     PDKW juga dihasilkan dari kebijaksanaan  pleno  Dewan Koordinasi Wilayah

d.     Kedudukannya setingkat  dibawah PDKN yang diberlakukan wajib ditaati seluruh anggota CBP secara regional

10.  Peraturan Dewan Koordinasi Cabang

a.     Peraturan Dewan Koordinasi Cabang di singkat PDKC

b.     PDKC adalah peraturan yang di putuskan dan ditetapkan pada konfercab, memuat ketentuan ketentuan prinsip organisasi yang bersifat regional dan belum diaturdalam PD-PRT, PLA ,PDKN,PDKW

c.     PDKC juga dihasilkan melalui rapat pleno Dewan Koordinasi Cabang

d.     Kedudukan hukumnya setingkat dibawah DPKW yang diberlakukan  wajib ditaati oleh bagi anggota CBP secara lokal ditingkat DKC

Pasal 14

KEPUTUSAN

1.     Keputusan adalah surat yang mempunyai bentuk, sifat, isi dan tujuan serta mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi CBP, daya ikat hukum keputusan tidak seketat peraturan;

2.     Surat keputusan dapat dipergunakan untuk mengesahan secara formal terhadap keberadaan organ/kepengurusan lembagai yang setingkat dibawahnya;

3.     Surat keputusan dapat dipergunakan menetapkan hasil keputusan persidangan-persidangan tertentu, termasuk persidangan panitia pengarah pada acara pelatihan;

4.     Bentuk surat keputusan dicantumkan pada ketentuan-ketentuan jenis surat keputusan, sebagaimana Pasal 17

5.     Keputusan CBP terdiri dari 4 (empat) Macam, yaitu:

a.     Keputusan Dewan Koordinasi Nasional

b.     Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah

c.     Keputusan Dewan Koordinasi Cabang

6.     Keputusan Dewan Koordinasi Nasional;

a.     Keputusan Dewan Koordinasi Nasional disingkat KDKN;

b.     KDKN dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKN

c.     KDKN disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

7.     Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah

a.     Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah disingkat KDKW;

b.     KDKW dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKW

c.     KDKW disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

8.     Keputusan Dewan Koordinasi Cabang

a.     Keputusan Dewan Koordinasi Cabang disingkat KDKC;

b.     KDKC dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKC

c.     KDKC disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

Pasal 15

INSTRUKSI

1.     Instruksi adalah surat perintah untuk menjalankan hasil-hasil keputusan/peraturan/rapat;

2.     Instruksi juga berarti perintah untuk melaksanakan kebijakan tertentu dari tingkat kepengurusan CBP yang lebih tinggi kepada kepengurusan yang lebih rendah;

3.     Instruksi harus disertai juklak (petunjuk pelaksana) dan/atau juknis (petunjuk teknis), dengan ketentuan sebagai berikut:

a.     Petunjuk Pelaksanaan adalah petunjuk secara terperinci tentang tata cara/aturan melaksanakan instruksi yang bersifat mendasar dan global; contoh : petunjuk pelaksaaan pendataan anggota;

b.     Petunjuk teknis adalah petunjuk secara terperinci tentang tata cara/atauran melaksanakan instruksi yang bersifat operasional; contoh : Petunjuk teknis penempatan data anggota

c.     Format Juklak dan juknis harus sistematis, praktis dan mudah dipahami, sesuai dengan instruksi;

4.     Instruksi CBP terdiri dari 3 (tiga) macam, yaitu :

a.     Instruksi Dewan Koordinasi Nasional

b.     Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah

c.     Instruksi Dewan Koordinasi Cabang

5.     Instruksi Dewan Koordinasi Nasional

a.     Instruksi Dewan Koordinasi Nasional disingkat IDKN

b.     IDKN adalah surat perintah Dewan Koordinasi Nasional disampaikan kepada Dewan Koordinasi Wilayah

c.     IDKN dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKN dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d.     IDKN dialamatkan kepada DKW dan/atau DKC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.

6.     Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah

a.     Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah disingkat IDKW

b.     IDKW adalah surat perintah Dewan Koordinasi Wilayah disampaikan kepada Dewan Koordinasi Cabang

c.     IDKW dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKW dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d.     IDKW dialamatkan kepada DKC dan/atau DKAC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.

7.     Instruksi Dewan Koordinasi Cabang

a.     Instruksi Dewan Koordinasi Cabang disingkat IDKC

b.     IDKC adalah surat perintah Dewan Koordinasi Cabang disampaikan kepada Dewan Koordinasi Anak Cabang

c.     IDKC dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKC dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d.     IDKC dialamatkan kepada DKAC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.

Pasal 16

SIARAN

1.     Siaran Adalah Penjelasan/informasi secara tertulis sebagai pernyataan sikap resmi organisasi

2.     Siaran dipergunakan untuk menjelaskan satu atau beberapa peristiwa baik yang bersifat umum atau khusus, untuk dikaji atau didiskusikan;

3.     Efisiensi dan efektivitas siaran, hendaknya juga melalui media cetak dan elektronika;

4.     Siaran CBP terdiri dari 3 (tiga) macam, yaitu:

a.     Siaran Dewan Koordinasi Nasional

b.     Siaran Dewan Koordinasi Wilayah

c.     Siaran Dewan Koordinasi Cabang

5.     Siaran Dewan Koordinasi Nasional

a.     Dewan Koordinasi Nasional disngkat SDKN

b.     SDKN adalah siaran yang dibuat  oleh Dewan Koordinasi Nasional yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Nasional; contoh : Sikap terhadap perjudian dan/atau PSK

c.     SDKN disampaikan kepada Dewan Koordinasi Wilayah dan/atau Dewan Koordinasi Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan

6.     Siaran Dewan Koordinasi Wilayah

a.     Dewan Koordinasi Wilayah disngkat SDKW

b.     SDKW adalah siaran yang dibuat  oleh Dewan Koordinasi Wilayah yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Regional ; contoh : Siaran musibah gunung Bromo

c.     SDKW disampaikan kepada Dewan Koordinasi Cabang dan/atau Dewan Koordinasi Anak Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan

7.     Siaran Dewan Koordinasi Cabang

a.     Dewan Koordinasi Cabang disngkat SDKC

b.     SDKC adalah siaran yang dibuat  oleh Dewan Koordinasi Cabang yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Lokal; contoh : Siaran musibah gunung Kelud

c.     SDKC disampaikan kepada Dewan Koordinasi Anak Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan

BAB IV

JENIS-JENIS SURAT

Pasal 17

SURAT KEPUTUSAN

1.     Surat Keputusan memuat lima bagian yaitu:

a.     Kepala surat;

b.     Konsideran;

c.     Diktum;

d.     Pembuka dan penutup;

e.     Alamat;

2.     Kepala surat yang dihasilkan dari tingkat kepengurusan, telah diatur sebagaimana PA BAB I Pasal 2

2.       Kepala surat keputusan yang dihasilkan dari tingklat permusyawaratan organisasi CBP, memuat empat bagian , yaitu:

a.     Sifat-sifat Surat

b.     Tingkat permusyawaratan

c.     Nomor surat;

d.     Esensi jenis surat

3.       Kepala surat yang sebagaimana ayat 3 berbentuk piramid

4.       Konsideran terdiri dari:

a.     Menimbang: berisi pertimbangan-pertimbangan yang menyebabkan pernyataan atau keputusan itu dikeluarkan.

b.     Mengingat: berisi peraturan-peraturan yang ada (landasan konstitusi CBP dan/atau IPNU) yang menguatkan dan menjadi dasar dikeluarkan keputusan;

c.     Memperhatikan: berisi saran-saran dan pendapat yang merupakan bahan pembuatan keputusan.

5.       Diktum: berisi rumusan-rumusan pernyataan atau keputusan yang merupakan bagian pokok dan terpenting dari pada surat keputusan.

6.       Alamat:

a.     Ditulis badan atau orang yang dikirim surat keputusan;

b.     Letak alamat di bagian bawah sebelah kiri surat;

c.     Urutan penyebutan dimulai dari badan atau orang yang lebih tinggi jabatan/kedudukannya;

d.     Disamping alamat /tujuan, dibawahnya disertakan tembusan, dengan ketentuan sebagaimana ayat 1 a, b & c di atas.

7.       Kalimat pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim, dan kalimat penutup adalah Wallahulmuwaffiq ila aqwamiththariq, dengan memakai huruf besar dengan garis tanpa diakhiri titik.

8.       Kalimat konsideran memakai huruf kecil dan diakhiri dengan titik dua, dan kalimat diktum memakai huruf besar dan kecil yang diakhiri dengan titik dua.

Pasal 18

SURAT PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN

1.     Surat pengangkatan adalah surat yang dibuat oleh komandan terpilih secara formal untuk mengangkat fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan.

2.     Alamat surat ditujukan kepada yang bersangkutan dengan tembusan pengurus IPNU setingkat;

3.     Surat pemberhentian adalah surat pemberhentian secara formal yang dibuat/ ditandatangani oleh komandan dan  Divisi Administrasi setelah mengadakan musyawarah untuk memberhentikan personalia pengurus karena sebab-sebab tertentu;

4.     Alamat surat pemberhentian ditujukan kepada yang bersangkutan, dengan tembusan Pimpinan setingkat diatas dan Pimpinan IPNU setingkat

5.     Tata aturan permohonan surat pemberhentian pada CBP setingkat di atas, disamakan dengan prosedur permohonan/pengajuan surat pengesahan

Pasal 19

SURAT REKOMENDASI

1.     Surat rekomendasi biasa berarti surat usulan yang diajukan oleh tingkatan kepengurusan setingkat di atasnya dan/atau induk organisasi NU dan/atau neven-neven NU.

2.     Untuk rekomendasi umum, diserahkan kepada kebijakan masing-masing tingkat kepengurusan organisasi CBP.

Pasal 20

SURAT MANDAT

1.     Surat mandat adalah surat pemberian kuasa organisai/seseorang kepada orang;

2.     Surat mandat harus disebut dengan jelas nama tanda tangan yang memberi mandat;

3.     Dalam surat mandat harus disebut dengan jelas nama, jabatan, pekerjaan, alamat, dan tanda tangan yang menerima mandat;

4.     Setiap jenis kegiatan yang mempunyai bobot dan/atau tingkat formal organisiai penyelenggara, harus disertakan membawa surat mandat ataupun tidak disebutkan secara formal;

5.     Surat mandat diberikan kepeda penyelenggara kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat kepengurusan tertentu;

6.     Surat mandat harus menyebutkan sejak kapan mulai dan akhir masa berlakunya surat mandat;

7.     Setelah mandat/kuasa itu betul-betul dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan secara tertulis.

Pasal 21

TEMBUSAN

1.     Sesuai dengan IPNU, dengan keterangan sebagai berikut

(1)Surat tembusan adalah surat yang diketik bersama-sama dengan aslinya.

(2)  Surat tembusan harus ditanda tangani seperti aslinya, untuk meyakinkan bahwa itu benar-benar yang asli.

(3)  Surat tembusan harus berstempel.

(4)  Pada bagian atas pada surat atau sampul surat (amplop) tembusan. sebaiknya distempel tindasan/tembusan.

(5)  Surat tembusan dikirim kepada pihak/institusi lain yang sudah teetulis di bawah nama dan tandan tangan penanggung jawab surat.

Pasal 22

SURAT TUGAS

1. Sesuai IPNU, dengan keterangan sebagai berikut

(1)    Surat Tugas adalah surat pemberian tugas organisasi oleh Komandan penerima mandat organisasi kepada personel pengurus untuk melaksanaan tugas tertentu.

(2)    Surat Tugas diberikan kepada personel pengurus dalam jabatan apapun pada tingkat yang bersangkutan.

(3)    Surat Tugas memuat enam komponen yaitu:

a.  kepala surat;

b.  judul;

c.  nomor surat;

d.  nama dan identitas yang diberi tugas;

e.  isi penugasan;

f.   pembuka dan penutup.

(4)    Kepala surat tugas adalah sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.

(5)    Judul adalah tulisan "SURAT TUGAS" yang ditulis dengan hurup kapital tebal bergaris bawah.

(6)    Nomor surat sebagaimana diatur pada bab II pasal 2.

(7)    Dalam surat tugas harus disebut dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi tugas, yang sekurang-kurangnya meliputi nama lengkap, jabatan, dan alamat.

(8)    Dalam Surat Tugas harus disebut dengan jelas nama dan tanda  tangan ketua umum/ketua dan sekretaris jenderal/sekretaris atau yang mewakili.

(9)    Kalimat pembuka surat adalah  Bismillahirrahmanirrahim, dan kalimat penutup surat adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.

(10)  Dalam Surat Tugas harus disebutkan dengan jelas maksud pemberian tugas.

(11)  Surat Tugas harus menyebutkan masa berlaku tugas tersebut.

(12)  Surat Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mengikuti sebuah atau serangkaian kegiatan tertentu yang bersifat penting dan bernilai strategis.

(13)  Surat Tugas dapat diberikan kepada seorang pengurus untuk mewakili organsiasi atau menjadi delegasi pada forum/kegiatan atau perkumpulan tertentu.

(14)  Surat  tugas juga bisa diberikan kepada pelaksanan kegiatan, untuk membuktikan penugasan pada tingkat kepengurusan tertentu.

(15)      Setelah tugas tersebut dilaksanakan, yang diberi tugas harus melaporkan pelaksanaan tugas tersebut secara tertulis.

BAB V

PERALATAN ADMINISTRASI

Pasal 23

BUKU DAFTAR INVENTARIS

1.     Buku daftar inventaris adalah buku untuk mencatat barang-barang milik lembaga yang di pegang oleh Divisi logistik;

2.     Buku daftar inventaris memuat kolom-kolom, sebagai berikut:

a.     Nomor urut barang;

b.     Nomor indek/kode barang

c.     Nama satuan/ jenis barang

d.     Jumlah barang

e.     Asal mula barang

f.      Harga barang (kalau diperoleh dengan membeli)

g.     Tanggal mulai dipakai

h.     Tanggal mulai tidak dipakai (rusak/aus)

i.      Keterangan: misalnya ada tambahan barang sejak tanggal berapa.

Pasal 24

BUKU NOTULEN

1.     Notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan, atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat, atau diskusi-diskusi;

2.     Notulen merupakan juga bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap penyelenggaraan pertemuan rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya;

3.     Buku notulen, memuat antara lain;

a.     Nama Pertemuan;

b.     Hari, tanggal;

c.     Pukul (jam mulai dan akhir)

d.     Tempat;

e.     Jumlah: - Undangan dan jumlah undangan yang hadir

f.      Nama dan jabatan yang memimpin

g.     Nama dan jabatan yang membuat notulen

h.     Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;

i.      Keputusan-keputusan yang diambil.

Pasal 25

BUKU TAMU

1.     Buku tamu adalah buku untuk mengetahui tamu-tamu yang datang dan mempunyai keperluan dengan pengurus organisasi

2.     Buku tamu memuat kolom-kolom;

a.     Nomor urut

b.     Hari, tanggal, jam

c.     Nama tamu

d.     Jabatan/status

e.     Alamat

f.      Yang ingin ditemui

g.     Keperluan

h.     Tanda tangan tamu

Pasal 26

BUKU DAFTAR HADIR

1.     Buku daftar hadir adalah buku untuk mencatat daftar kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan dan lain sebagainya, baik bersifat ke dalam maupun ke luar;

2.     Buku daftar hadir memuat kolom-kolom;

a.     Nomor urut;

b.     Nama Lengkap

c.     Jabatan

d.     Alamat

e.     No telefon

f.      Tanda tangan

 

Pasal 27

BUKU DAFTAR ANGGOTA

1.     Buku daftar anggota adalah buku yang memuat nama-nama anggota organisasi sebagai data autentik jumlah anggota organisasi;

2.     Buku daftar anggota memuat kolom-kolom;

a.     Nomor urut;

b.     Nomor Induk Anggota dan Foto Anggota

c.     Tempat Tanggal lahir

d.     Alamat Lengkap Anggota

e.     Kondisi kesehatan

f.      Kolom buku daftar anggota dapat ditambahkan sesuai kebutuhan

Pasal 28

Nomor Induk Anggota

1.    Setiap Anggota Corps Brigade Pembangunan yang telah lulus diklatama diberikan Nomor Induk Anggota

2.    Tata cara pemberian Nomor Induk Anggota di atur dalam Peraturan Dewan Koordinasi Nasional

Pasal 29

BUKU EKSPEDISI

1.     Ekspedisi adalah pengiriman barang-barang administrasi dan perlengkapan organisasi baik melalui kurir maupun pos;

2.     untuk meembuktikan bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan, perlu dibukukan dalam buku tertentu yang disebut buku ekspedisi;

3.     Buku ekspedisi untuk pengiriman surat melalui kurir atau pos, mempunyai kolom sebagai berikut:

a.     Nomor urut;

b.     Nomor indek (kode bundel surat)

c.     Tangal pengiriman

d.     Alamat surat/tujuan

e.     Isi/hal surat

f.      Tanggal dan nomor surat yang dikirim

g.     Lampiran yang ada

h.     Tanda tangan penerima//tera pos

Pasal30

BUKU AGENDA

1.     Buku agenda adalah buku pencatatan keluar/masuknya surat, untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat;

2.     Buku agenda terbagi menjadi dua yaitu:

a.     Buku agenda surat keluar

b.     Buku agenda surat masuk

Pasal 31

ARSIP/PENYIMPANAN

1.     Arsip/Penyimpanan adalah kumpulan-kumpulan surat yang disimpan baik yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi amupun tindak-tanduk rekomendasi;

2.     Arsip/Penyimpanan dimaksudkan sebagai suatu kebutuhan administrasi pada setiap saat, betul-betul dibutuhkan untuk mengevakuasi dan menetukan tindakan-tindakan selanjutnya;

3.     Kegunaan arsip antara lain:

a.     Pembuktian/pembukuan;

b.     Korespondensi;

c.     Penyusunan sejarah

d.     Data statistik;

e.     Untuk publikasi;

4.     Untuk surat-surat ke dalam maupun keluar harus disediakan brisf oudner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat yang sesuai dengan kode indeks;

5.     Surat-surat yang diarsipkan, harus disusun rapi sesuai dengan Nomor urut ke luar atau diterimanya surat masuk;

6.     Dalam mengarsipkan surat yang terjadi karena perubahan susunan kengengurusan, harus dipisahkan antara periodesasi:

7.     Pengarsipan/penyimpanan surat-surat keluar antara lain:

a.     Dewan Koordinasi Nasional:

a.1.  Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Nasional

a.2.  Surat intern oranisasi CBP (umum);

a.3.  Surat kepada IPNU, NU dan neven NU

a.4.  Surat Kepada instansi dan ormas lain;

a.5.  Surat laporan kegiatan tahunan.

b.     Dewan Koordinasi Wilayah

b.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Wilayah

b.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);

b.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU

b.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;

b.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

c.     Dewan Koordinasi Cabang

c.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Cabang

c.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);

c.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU

c.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;

c.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

d.  Dewan Koordinasi Anak Cabang

d.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Anak Cabang

d.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);

d.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU

d.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;

d.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

8.     Pengarsipan/penyimpanan surat-surat masuk, antara lain:

a.    Dewan Koordinasi Nasional:

a.1. Surat tembusan peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Wilayah dan Dewan Koordinasi Cabang

a.2. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Wilayah

a.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Cabang

a.4. Surat dari IPNU, NU dan neven NU

a.5. Surat dari instansi dan ormas lain

a.6. Surat / map khusu laporan kegiatan Dewan Koordinasi Wilayah dan Dewan KOORDINASI Cabang

a.7. Surat/map khusus data alumni pelatihan Dewan Koordinasi Nasional

b.     Dewan Koordinasi Wilayah

b.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Nasional;

b.2. Surat tembusan peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Cabang;

b.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Nasional

b.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Cabang

b.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU

b.6. Surat dari instansi dan ormas lain

b.7. Surat / map khusus laporan kegiatan Dewan Koordinasi Nasional dan Dewan Koordinasi Cabang

b.8. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan Koordinasi Cabang.

c.     Dewan Koordinasi Cabang

c.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran dari Dewan Koordinasi Nasional;

c.2.  Surat tembusan keputusan Dewan Koordinasi Anak Cabang dan Regu

c.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Nasional dan Dewan Koordinasi Wilayah;

c.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Anak Cabang

c.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU

c.6. Surat dari instansi dan ormas lain

c.7. Surat / map khusus laporan kegiatan Dewan Koordinasi Nasional dan Dewan Koordinasi Wilayah

c.8. Surat / map khusus laporan kegiatan Anak Cabang

c.9. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan Koordinasi Cabang.

d.    Dewan Koordinasi Anak Cabang

d.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Cabang;

d.2. Surat tembusan keputusan Batalyon

d.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan Koordinasi Cabang

d.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Regu

d.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU

d.6. Surat dari instansi dan ormas lain

d.7. Surat / map khusus Formulir anggota

d.8. Surat / map khusus laporan kegiatan Peleton

d.9. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan Koordinasi Anak Cabang.

Pasal 32

BERITA ACARA

1.     Berita acara adalah suatu bentuk laporan yang menyatakan secara rinci saat peristiwa/kejadian yang berlangsung;

2.     Berita acara memuat kolom-kolom sebagai berikut;

a.     Hari/bulan/tahun

b.     Waktu/jam saat kejadian

c.     Tempat kejadian/peristiwa

d.     Alamat, tempat kejadian/peristiwa

e.     Isi berita yang dilaporkan

f.      Nama, jabatan yang memuat berita acara (disertai tanda tangan)

g.     Stempel organisasi yang membuat berita acara

h.     Mengetahui nama dan tanda tangan yang berkepentingan (bila mungkin distempel, jika yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi).

Pasal 33

AMPLOP SURAT CBP

Jenis kertas berwarna putih sesuai dengan standar yang layak, dan tercantum identitas organisasi persis seperti yang tercantum dalam kop surat sebagaimana Bab II Pasal 2

Pasal 34

STEMPEL CBP

1.     Stempel terbuat dari bahan yang memadai dan layak

2.     Untuk DKN :

Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI”, kemudian di lengkungan bawah terdapat tulisan “NASIONAL” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

3.     Untuk DKW :

Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI WILAYAH”, kemudian di lengkungan bawah nama wilayah “JAWA BARAT” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

4.     Untuk DKC :

Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI CABANG”, kemudian di lengkungan bawah nama Kota/Kabupaten “KOTA MOJOKERTO” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

5.     Untuk DKAC :

Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI ANAK CABANG”, kemudian di lengkungan bawah nama kecamatan “DAWAR BLANDONG” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

cbp juklak cbp 2014 peraturan administrasi cbp peraturan lembaga cbp peraturan organisasi peraturan organisasi cbp